Perché sono importanti le priorità? Perché consentono a noi partite iva di focalizzarci sugli aspetti importanti tralasciando il superfluo. Uno degli strumenti più utili che possiamo usare è il principio di Pareto ma dobbiamo essere consapevoli che prima, dobbiamo definire i parametri che determinano i risultati che vogliamo ottenere.

Priorità: perché sono importanti

La produttività è l’arte di mettere le proprie competenze al servizio di tutti. Non è importante solo il profitto: è fondamentale considerare il tempo necessario per realizzare quel profitto. Per aumentare la nostra produttività abbiamo due possibilità:

  • aumentiamo il profitto a pari tempo impiegato;
  • generiamo lo stesso profitto in un tempo minore;

Lo stesso discorso vale per i risultati ottenuti dal nostro cliente o paziente. Per fare soldi velocemente dovremo applicare entrambe le strategie. Ogni volta che trovi un nuovo modo per risolvere un vecchio problema c’è qualcuno che si affida a te. Diversamente il cliente fatica a capire in cosa ti distingui e guarderà il prezzo basso.

La produttività si basa su 2 concetti fondamentali: l’efficacia e l’efficienza. L’efficacia è la capacità di raggiungere un obiettivo. L’efficienza invece, misura le risorse necessarie per raggiungere quell’ obiettivo. Se riesci a ottenere il tuo obiettivo sei efficace. Se riesci a ottenerlo e a replicarlo nel corso del tempo, sei anche efficiente.

Priorità: come definirle in 4 parametri

Il libero professionista iscritto ad albo e il freelance del settore digital non hanno un capo a cui fare riferimento: per questo hanno difficoltà nel time management. Sono spesso vittime della disorganizzazione e dell’improduttività. Ecco perché è importante considerare questi parametri:

  1. Irreversibilità

    Davanti ogni sfida puoi fare tre cose: azione, re-azione, non azione. Quando agisci accetti la sfida e fai del tuo meglio. Molti pensano di agire senza paura ma spesso dobbiamo agire nonostante la paura. Quando invece di dominare la nostra vita lasciamo che sia lei a decidere per noi, siamo costretti a re-agire. Significa accettare il compromesso. Quando invece decidiamo di non agire, rimandiamo a tempo indeterminato. Significa che, non soltanto non vogliamo reagire, ma ci deresponsabilizziamo dalla scelta. L’irreversibilità deriva dalle conseguenze di non agire o re-agire senza rispettare una scadenza. Quando sappiamo che arrivando in ritardo nessuno ci sgriderà e non ci saranno conseguenze, se non il “Scusate. Il traffico”, è più facile prendersela comoda.

  2. Importanza

    Quali saranno le ripercussioni di quelle azioni? Che siano positive o negative vogliamo ottenere benefici allontanandoci dall’idea di sbagliare o soffrire per qualcosa di sgradevole.

  3. Urgenza

    Cosa succede se aspettiamo ad agire oltre un tempo massimo? La rapidità d’azione spinge a fare, soprattutto quando ci sono conseguenze negative nell’aspettare.

  4. Difficoltà (o facilità) d’azione

    In base alle quattro risorse scarse della produttività può essere più o meno facile passare all’azione e raggiungere facilmente il risultato. Le quattro risorse scarse della produttività sono: denaro, tempo, persone e competenze. Tendiamo generalmente a rimandare le azioni difficili o sgradevoli e a volte sono proprio quelle che portano risultati più importanti sul lungo periodo.

Puoi assegnare un punteggio da 0 a 10 a ogni attività e fare la somma. Oppure puoi dare un punteggio diverso in base al parametro e poi fare la somma. Professioni diverse hanno parametri diversi e per questo vanno rispettate le nostre unicità professionali e personali.

Avere delle priorità chiare sin da principio consente di aumentare il profitto e il tempo risparmiato. Purtroppo esistono anche gli imprevisti. Ecco perché dobbiamo darci delle regole per prendere le giuste decisioni.

Priorità e time management per partite iva

Le priorità sono la visione macro delle nostre attività. Possiamo pianificarle su base giornaliera, settimanale e mensile ma dovremo comunque imparare a prendere decisioni nel modo corretto. Bisogna imparare a gestire le proprie azioni in base alle seguenti regole pianificando il tempo disponibile e fronteggiando gli imprevisti:

  1. Definisci l’obiettivo in base ai tuoi parametri e a quelli del cliente/paziente;
  2. Definisci il tempo necessario considerando che serva il 20% per gli imprevisti;
  3. Poniti degli obiettivi intermedi e periodici che ti consentano di fare piccoli passi;
  4. Individua le attività essenziali eliminando perfezione/dispersioni inutili di tempo;
  5. Pianifica scrupolosamente il tempo necessario per le singole attività e rispettalo;
  6. Valuta le risorse a disposizione (competenze, volontà, capacità, collaboratori ecc.);
  7. Definisci entro quando agire e facendo cosa: l’attività termina col risultato raggiunto;
  8. Delega le attività operative a più alto assorbimento di tempo e di basso valore aggiunto;
  9. Fornisci supporto e formazione ai collaboratori e controlla periodicamente l’avanzamento;
  10. Prendi appunti e utilizza il cervello per innovare i processi, creare migliorie e apprendere;
  11. Maneggia progetti una sola volta: quando ti addentri devi terminarlo nei tempi stabiliti;
  12. Prendi decisioni quando hai tutti gli elementi, diversamente definisci tempi e modalità;
  13. Evita distrazioni di qualsiasi tipo: esterne e interne. La disorganizzazione si disimpara;
  14. Anticipa e risolvi gli imprevisti prima che nascano creando situazioni complesse e crisi;
  15. Riserva del tempo ad attività impreviste e quantifica eventuali ciclicità e ricorrenze;
  16. Rivedi le attività in corso periodicamente eliminando quelle divenute superflue;
  17. Effettua correzioni tempestive quando e se necessario monitorando e controllando;

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