Che cos’è il time management? Se cerchi su Google troverai poche informazioni specifiche per noi partite iva. È l’arte di gestire al meglio il proprio tempo. Noi professionisti siamo le prime vittime della disorganizzazione perché non abbiamo un capo che ci dà tempi e modalità di lavoro. Le nostre azioni sono influenzate dai nostri pensieri e i nostri pensieri dalle nostre azioni. Come fare quindi? Tutto dipende da due aspetti:

  • L’orientamento delle decisioni;
  • L’orientamento delle azioni;

All’interno del Metodo S.F.E.R.Y.A. la fase di “definizione” ti consente di comprendere cosa fai nella tua attività lavorativa. Puoi rendere automatici certi passaggi superflui e creare il tuo unico schema di lavoro: il tuo obiettivo è  portare il cliente da un punto X iniziale indesiderato, a un punto Y voluto. La “definizione” è il passaggio che ti consente di risparmiare tempo fino al 70%.

Time management: da dove partire?

La fase di definizione parte da comprendere cosa fai e perché lo fai. Ecco quali sono i passi per te fondamentali per organizzare al meglio la tua settimana lavorativa:

  1. Schematizzazione;
  2. Automazione;
  3. Personalizzazione;
  4. Standardizzazione;
  5. Eliminazione;
  6. Riduzione;
  7. Procrastinazione;
  8. Semplificazione;
  9. Pianificazione;
  10. Organizzazione;
  11. Liberazione;

Alcune fasi, soprattutto di primo contatto col cliente, possono essere automatizzate attraverso pagine web, opuscoli con domande frequenti o altro. La personalizzazione è la fase più richiesta dal cliente ed è quella che assorbe maggiormente il tuo tempo.

Dovresti iniziare a eliminarla momentaneamente, in modo di fare ordine mentale di ciò che fai e cosa puoi trasformare in standard. Poi potrai reintrodurre la personalizzazione facendoti pagare infinitamente di più.
In sostanza dovresti mantenere le cifre attuali ma riuscire a standardizzare i tuoi processi. In questo modo ti fai  pagare molto di più la personalizzazione (che attualmente c’è, per mancanza di standardizzazione).

Elimina i clienti fuori target, le attività improduttive, le rogne e qualsiasi cosa che ti sottragga tempo senza motivo.
Se alcune attività non sono eliminabili, riducile al minimo, oppure rimandale. Per essere produttivi dobbiamo mantenere il focus sulle priorità.

Come essere produttivi col time management

In che modo possiamo cambiare le nostre abitudini gestendo meglio il nostro tempo? Applicando sin da subito l’elenco di consigli che ti abbiamo riportato di seguito:

  • Lavora solo su appuntamenti;
  • Le cose importanti si fanno al mattino;
  • Dedica dei giorni al pubblico, altri alle attività interne;
  • Pianifica un tempo per gli imprevisti (veri);
  • Pianifica obiettivi giornalieri, settimanali, mensili, annuali;
  • Fai pause periodiche;
  • Dedica tempo a hobby e passioni;
  • Dormi a sufficienza;
  • Niente distrazioni;
  • Crea la tua routine;
  • Concentrati sull’essenziale;
  • Fai subito attività che richiedano massimo 5 minuti;
  • Identifica le interruzioni più frequenti segnandole;
  • Dopo una vacanza, niente urgenze il primo giorno;
  • Niente vacanze col lavoro dietro;
  • Ordina l’ufficio e la scrivania;
  • Organizza il tempo per gestire gli arretrati;

Ogni abilità si impara. Diversamente continueremo a rispondere alle telefonate di qualche promozione telefonica dimenticando cosa stavamo facendo prima di essere interrotti.

“Per valere 100 euro l’ora basta essere competente, per valerne 10 000 devi essere eccellente.” ⋆ Morris Bottazzi

 

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